Birželio 20 d., penktadienis | 25

Kasos aparatai: kas privaloma vykdant individualią veiklą

Irina Kovalevskaja
Lietuvos žemės ūkio konsultavimo tarnybos Trakų rajono biuro finansinės apskaitos konsultantė
2025-06-17

Asociatyvi freepik.com nuotrauka

Vienas iš pagrindinių įrankių, užtikrinančių atsiskaitymo skaidrumą – kasos aparatai. Nuo šių metų gegužės 1 d. yra kai kurių pakeitimų. Ką reikėtų žinoti?

Buhalterinė apskaita. Horizontali. Straipsnių viduje.

Asmenys, vykdantys individualią veiklą pagal pažymą, privalo laikytis LR Vyriausybės 2002 m. rugpjūčio 13 d. nutarimo Nr. 1283 „Dėl atsiskaitymų grynaisiais pinigais už prekes ir paslaugas apskaitos taisyklių patvirtinimo“, o taip pat – VMI viršininko 2002 m. rugsėjo 24 d. įsakymo Nr. 178 „Dėl kasos aparatų naudojimo tvarkos aprašo patvirtinimo“ (aktualūs pakeitimai – 2022–2024 m.).

Nuo šių metų gegužės 1 d.visos įmonės, individualią veiklą vykdantys gyventojai, ūkininkai, kai atsiskaitymas (grynaisiais ar negrynaisiais pinigais) vyksta klientui fiziškai esant paslaugos ar prekės pardavimo vietoje, privalo turėti išmaniuosius kasos aparatus ir teikti atspausdintų kvitų duomenis VMI.

Nauji išmanūs kasos aparatai užtikrina kasos kvitų originalių įrašų patikimumą ir jų perdavimą realiu laiku į išmaniosios mokesčių administravimo sistemos (i.MAS) išmaniųjų elektroninių kasos aparatų (i.EKA) posistemį.

Pagal naujus techninius reikalavimus, pateiktus VMI viršininko 2022 m. balandžio 27 d. įsakyme Nr. VA-40 „Dėl kasos aparatų techninių reikalavimų aprašo patvirtinimo“, rinkoje yra du nauji kasos aparatų tipai:

  1. Kasa su saugos moduliu;
  2. Kasa naudojanti i.EKA virtualią fiskalizaciją.

Renkantis verslui tinkantį kasos aparatą, reikia įvertinti kokia veikla vykdoma, kiek klientų aptarnaujama, kaip intensyviai jie naudojasi paslaugomis ir kokia yra ryšio sutrikimų rizika.

Kasos aparatą su saugos moduliu dažniausiai renkasi tie, kurių klientų srautai yra dideli ir pastovūs. Iš kasos aparatų su saugos moduliu duomenys į i.EKA sistemą perduodami automatiškai, pagal kasos aparate nustatytą dažnį, bet ne rečiau kaip kartą per 24 valandas.

Jeigu klientų ne tiek daug ir jie naudojasi paslaugomis nereguliariai – tinka kasos aparatas su virtualia fiskalizacija. Iš tokių kasos aparatų duomenys į i.EKA sistemą perduodami ūkinės operacijos vykdymo metu.

Kaip kasos aparatas perduoda duomenis į i.EKA (VMI)?

  1. Išmanus kasos aparatas (i.EKA) – tai aparatas, kuris tiesiogiai jungiasi prie VMI serverių internetu (per Wi-Fi, 4G ar laidą).
  2. Kiekvienas pardavimo kvitas automatiškai registruojamas i.EKA sistemoje realiu laiku arba artimiausiu metu, kai yra interneto ryšys.
  3. Perduodami duomenys:
  • pardavimo data ir laikas,
  • prekės pavadinimas, kiekis, kaina,
  • pirkėjo duomenys (jei įvedami),
  • kasininko duomenys (jei taikoma),
  • bendra mokėtina suma, PVM suma (jei yra),
  • aparate sugeneruotas unikalus kvito numeris, o taip pat QR kodas.

Jei nėra ryšio, aparatas saugo duomenis ir perduoda automatiškai prisijungus

Kaip šie duomenys perkeliami į apskaitą?

Yra keli variantai. Duomenų perkėlimas priklauso nuo to, kokia apskaitos tvarkymo sistema yra naudojama:

1. Naudojama apskaitos programa (pvz., RIVILE, AGROS, Apskaita5 ir pan.):

  • kai kurios programos turi tiesioginę integraciją su i.EKA arba gali importuoti pardavimų ataskaitas (XML, CSV formatu);
  • apskaitą tvarkantis asmuo arba pats ūkininkas gali atsisiųsti duomenis iš VMI portalo arba kasos aparato ir importuoti į apskaitos tvarkymo programą.

2. Naudojama „rankinę“ apskaita (Excel, žurnalas). Tada reikia atsisiųsti dienos / pardavimų ataskaitą (Z ataskaitą) ir ją suvesti ranka.

3. Naudojama skaitmeninį i.EKA su „debesų“ paslauga (pvz., myPOS, EKAcloud, ir pan.). Kai kurie tiekėjai siūlo papildomą funkciją – automatinį ataskaitų siuntimą į apskaitos tvarkymo programą arba net į apskaitos tvarkančio asmens el. paštą. Vis tik, ne kiekvienas veiklos vykdytojas privalo turėti kasos aparatą. Kada jis būtinas, o kada galima verstis be jo?

Kam ūkininkui reikalingas kasos aparatas?

Pagal VMI nurodymus, kasos aparatą privaloma naudoti, kai tenkinamos visos šios sąlygos:

  • kai prekyba vykdoma ne lauko sąlygomis: pastatuose ar patalpose, turguje, mugėje, prekyvietėje taip pat kioskuose, vagonėliuose, kilnojamuose nameliuose, autoparduotuvėse ar kitoje viešoje vietoje;
  • kai atsiskaitoma grynaisiais arba kortele;
  • veikla vykdoma ne pagal paslaugų teikimo sutartį (pvz., atsitiktiniai klientai);
  • klientui neišrašoma sąskaita faktūra ar PVM sąskaita faktūra, t. y. nėra dokumento, kuris atitiktų finansinės apskaitos reikalavimus.

Kasos aparatas nėra privalomas, jei:

  • ūkininkas prekiauja tik savo ūkyje, kurio ekonominis dydis neviršija 1 EDV, išaugintais žemės ūkio produktais ir iš jų pagamintais maisto produktais;
  • prekiaujant lauko sąlygomis, t. y. ne pastatuose ar patalpose, taip pat ne kioskuose, vagonėliuose, kilnojamuosiuose nameliuose, automobilinėse parduotuvėse;
  • kiekvienam pirkėjui / paslaugos gavėjui išrašoma sąskaita faktūra;
  • jei atsiskaitoma tik pavedimu / banku, be grynųjų;
  • kai kasos aparato naudoti neįmanoma dėl objektyvių priežasčių arba kasos aparato naudojimas sukeltų akivaizdžiai neproporcingą administracinę naštą;
  • asmuo nėra įtrauktas į VMI stebėtinų veiklų sąrašą.

Kas yra i.EKA ?

Kilus abejonei, privalomas ar neprivalomas kasos aparatas vykdomoje veikloje – verta turėti bent virtualią kasos sistemą (i.EKA) kaip saugumo priemonę. Virtuali kasos sistema – tai skaitmeninė įprasto kasos aparato alternatyva. Vietoje fizinio įrenginio naudojama programėlė kompiuteryje, planšetėje ar telefone. Ji atlieka tas pačias funkcijas – fiksuoja pardavimus, apdoroja mokėjimus, išrašo kvitus (spausdintus arba el. paštu) – tik viskas vyksta skaitmeniniu būdu.

Jei veikla vykdoma be privalomo kasos aparato

Reikia nepamiršti, kadbaudos už kasos aparatų naudojimo tvarkos nesilaikymą gali būti skaudžios. Jei veikla vykdoma be privalomo kasos aparato – skiriama bauda nuo 90 iki 180 eurų pagal LR Administracinių nusižengimų kodekso 162 straipsnį. Pakartotinis pažeidimas gali kainuoti jau 390–780 eurų, o jei naudojamas nelegalus ar modifikuotas įrenginys – bauda gali siekti net 980–1 890 eurų. Be to, nustačius neapskaitytas pajamas, gali būti taikomas dvigubas apmokestinimas.

Individualios veiklos vykdytojai, priimantys grynuosius pinigus iš gyventojų, dažnai privalo naudoti kasos aparatą, išskyrus atvejus, kai veikla vykdoma pagal sutartis, atsiskaitoma negrynaisiais ir visada išrašomos sąskaitos. Tačiau kiekvieną situaciją būtina vertinti individualiai, o atsakomybė už teisingą apskaitą tenka pačiam veiklos vykdytojui.

Taigi, teisingas geras kasos aparato pasirinkimas ne tik užtikrina greitus ir sklandžius atsiskaitymus pirkėjams, bet ir palengvina duomenų, užsakymų bei prekių valdymą pardavėjui. Patogi ir intuityvi kasos sistema leidžia sutaupyti laiko ir daugiau dėmesio skirti klientų aptarnavimui bei pardavimų augimui.

Straipsnis parengtas remiantis Valstybinės mokesčių inspekcijos metodine medžiaga, aktualiais teisės aktais, VMI leidiniais apie kasos aparatų prievoles (2024–2025 m.), LR Vyriausybės nutarimais, Lietuvos Respublikos administracinių nusižengimų kodeksu.